服務熱線
數(shù)字檔案館建設是一項系統(tǒng)工程。它既是一場管理變革，又是一場技術變革，涉及計算機軟件、硬件、網(wǎng)絡、系統(tǒng)、安全等諸多技術。
《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求：“加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術在數(shù)字檔案館(室)建設中的應用，推動數(shù)字檔案館(室)建設優(yōu)化升級。加強電子檔案長期保存技術和管理研究，創(chuàng)建科學的可信存儲與驗證體系，保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性。”
2024年《檔案法實施條例》明確指出：國家鼓勵和支持企業(yè)事業(yè)單位、社會組織和個人等社會力量通過開展科學研究、技術創(chuàng)新和科技成果推廣等形式，參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。
當前，數(shù)字檔案館的建設重點已轉向高新技術。那么，應如何充分發(fā)揮技術的賦能作用，建設具有數(shù)智時代特征、有效提升檔案“收管存用”信息化水平的數(shù)字檔案館?要解答這個問題，還需對相關技術進行深入了解與實踐。
■ 電子文件接收
數(shù)字檔案館建設“以資源為王”。為確保有價值的數(shù)字檔案資源能夠接收進館，從數(shù)字檔案館建設開始，就應確定電子文件的接收范圍、標準和方法，配備必要的技術手段，從源頭上抓好電子文件管理。
在范圍上，除了參照紙質檔案接收要求，還應針對電子文件多樣性的特點，接收反映重大事件、重要活動、重大變化的電子形式的記錄;在種類上，除了文本文件，還包括數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等各種形式的電子文件;在移交方式上，可以是在線也可以是離線自動或半自動接收。此外，還要通過質量檢查、開展技術服務等，加強對電子文件形成、整理、歸檔、移交的監(jiān)督。當電子文件同時符合質量要求和歸檔程序要求，就可以轉化為電子檔案。
在電子文件接收的過程中，需要具備的關鍵技術是：文本挖掘技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)預處理技術、資源組織及關聯(lián)技術等。
■ 檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化是把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
它包含檔案數(shù)字化采集、檔案數(shù)字化管理、檔案數(shù)字化查閱，可實現(xiàn)檔案資源內容自動化識別、規(guī)?；治?、可視化呈現(xiàn)。檔案數(shù)字化的優(yōu)點在于：提高檔案采集、管理和利用的效率和準確度。
實現(xiàn)檔案數(shù)字化的關鍵技術包括：掃描技術、OCR識別技術、視音頻捕捉技術、多媒體信息壓縮技術、海量數(shù)據(jù)存儲與組織技術、多媒體信息標引技術、數(shù)據(jù)集成技術、超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫技術等。
■ 電子檔案管理系統(tǒng)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》指出，“電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)?！边@明確了系統(tǒng)必備的功能。
通過電子檔案管理系統(tǒng)，檔案業(yè)務人員可以對電子檔案進行科學、高效管理。此外，基于電子簽名、數(shù)字加密、權限控制、備份與恢復、定期數(shù)據(jù)遷移等技術手段，系統(tǒng)還能保障檔案信息的安全性和可靠性。
電子檔案管理系統(tǒng)的關鍵技術有：檔案信息管理平臺技術、基于內容的信息檢索技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、OCR識別技術、用戶界面生成器、批量掛接技術、多文件瀏覽器技術、通用數(shù)據(jù)轉換技術、通用報表生成器、數(shù)據(jù)儲存與管理技術、數(shù)據(jù)備份與恢復技術、安全與隱私保護技術等。
■ 檔案信息共享與流轉
檔案信息作為新生產(chǎn)要素，在信息技術的驅動下，可以發(fā)揮更大的價值。通過數(shù)字化技術，檔案信息不再受限于時間和空間，可以實現(xiàn)遠程訪問和共享。這樣不僅方便利用者獲取所需的檔案信息，還能加快工作流程，提高工作效率。
但在檔案信息的共享利用與流轉中，可能會存在涉密、涉敏等問題，導致檔案信息泄露或濫用。這些問題都需要我們建立數(shù)據(jù)安全管理制度，運用信息技術去解決，比如：制定數(shù)據(jù)交換標準和數(shù)據(jù)接口。
檔案信息共享與流轉的關鍵技術包括：多媒體數(shù)據(jù)壓縮和傳輸技術、分布式資源與運行管理技術、信息檢索技術、數(shù)據(jù)交換技術等。
■ 檔案保密與權限管理
數(shù)字化技術在檔案管理中的另一個重要應用是實現(xiàn)檔案的權限管理與安全控制。在數(shù)字化技術的作用下，管理員可以對檔案信息做出加密、權限管理等操作，確保檔案信息的保密性和安全性，防止檔案信息泄密或被非法篡改。此外，還需定期開展安全漏洞檢測和風險評估，主動防范因異質備份損壞、人工誤刪、病毒等突發(fā)情況而造成的數(shù)據(jù)丟失及泄露問題。
檔案保密與權限管理的主要技術有：防火墻、數(shù)據(jù)加密、身份認證、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、交換控制、數(shù)據(jù)備份與恢復等技術。
■ 檔案管理流程優(yōu)化
檔案管理包含八大流程，分別是：收集與接收、登記與整理、保存與保管、檢索與利用、鑒定與評價、銷毀與保全、借閱與歸還、監(jiān)督與評估。
在檔案管理工作中應用數(shù)字化技術，可以實現(xiàn)全流程電子化，還能通過分析流程，發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題，確保檔案的完整性、可靠性和可持續(xù)性。此外，數(shù)字化技術還能為流程的改進提供數(shù)據(jù)支持。
檔案管理流程優(yōu)化的主要技術有：流程協(xié)同、數(shù)據(jù)挖掘和主動推送、數(shù)據(jù)可視化等技術。
隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案館所依賴的技術也將不斷演進，在檔案“收管存用”等方面不斷取得進步與突破。
