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在數(shù)字中國的進(jìn)程中，各種先進(jìn)的信息化手段與檔案工作的深度結(jié)合，使我國的檔案工作基本完成了數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。管理者需要改變干部人事檔案工作的觀念、方法和模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通和資源共享的目標(biāo)，推進(jìn)人事檔案管理的數(shù)字化變革和智能更新，提高管理的系統(tǒng)性、高效性和精準(zhǔn)性，推動數(shù)字化和現(xiàn)代化的進(jìn)程。
新時代干部人事檔案數(shù)字化管理意義及現(xiàn)狀
在干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程中，相關(guān)方面必須革新檔案管理技術(shù)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)和管理平臺，推動信息資源共建共享互聯(lián)，依靠健全的資源系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。這解決了管理中的痛點(diǎn)和困難，實(shí)現(xiàn)了“線上+線下”轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)化管理資源、使用和安全，推進(jìn)壽命周期管理，提質(zhì)增效。
干部人事檔案保密工作關(guān)鍵在于庫房和電子檔案安全。數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)智能監(jiān)控，確保“八防”要求，監(jiān)控并防控安全風(fēng)險(xiǎn)，如信息泄露、木馬病毒等，提升檔案安全性。同時，數(shù)字化管理解決了檔案收集、整理、歸檔及查閱的難題，提高了效率，促進(jìn)了檔案的保護(hù)和使用?？傊?，數(shù)字化管理為干部人事檔案的保密工作提供了有效保障，提升了安全性和管理效率，充分發(fā)揮了檔案的價(jià)值。
干部個人檔案復(fù)雜，涵蓋政治素質(zhì)、道德品質(zhì)、工作業(yè)績等多方面。檔案工作中常面臨信息量大、混亂、不完整等問題，缺乏完備數(shù)據(jù)支撐。保存困難、查閱效率低、使用煩瑣，對有效管理和使用構(gòu)成挑戰(zhàn)。因此，需優(yōu)化干部人事檔案工作，提升管理效率和使用便捷性。
在信息化與文件工作深度結(jié)合的背景下，共建共享和聯(lián)網(wǎng)成為新趨勢。然而，干部人事檔案受技術(shù)、平臺和人員等因素限制，難以實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化和管理智能化，導(dǎo)致管理封閉、消極，整合度低，流通性差。管理者難以依賴數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行全壽命周期管理，使得檔案“收管存用”不規(guī)范，效率低下，流程混亂，形成“信息孤島”，管理效果不佳。
檔案管理工作面臨紙張損壞、網(wǎng)絡(luò)安全和管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。須強(qiáng)化監(jiān)督，實(shí)時控制風(fēng)險(xiǎn)，提升安全性。當(dāng)前監(jiān)督不力，信息化、數(shù)字化手段應(yīng)用不足，難以保證檔案安全性和規(guī)范性。存在偽造、涂改等問題，影響檔案信息的真實(shí)性和全面性。
數(shù)字化管理使干部人事檔案煥發(fā)新生，促進(jìn)了資源綜合使用，從“保管”向“服務(wù)”轉(zhuǎn)型，提升使用效率。但當(dāng)前利用尚不完善，管理者難以深度挖掘、綜合分析檔案資料，缺乏豐富、準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)參照。
新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的有效策略
為推進(jìn)干部人事檔案信息化管理，管理者需樹立現(xiàn)代治理觀念，明確新時代治理現(xiàn)代化需求。應(yīng)強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，針對資金、技術(shù)、設(shè)備和人才等不足，制定信息化管理方案。整合優(yōu)化現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，提高文件整體性和系統(tǒng)性。明確檔案管理要求，推動統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和存儲，加強(qiáng)數(shù)字檔案室、信息系統(tǒng)和平臺的互聯(lián)互通。同時，需具備大局和長遠(yuǎn)意識，制訂分階段發(fā)展計(jì)劃，全面規(guī)劃各階段工作，確保干部人事檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案工作需科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。加強(qiáng)檔案管理制度，利用現(xiàn)代科技提升管理水平是關(guān)鍵。應(yīng)全程管理檔案，推進(jìn)數(shù)字化改造，平行管理紙質(zhì)與數(shù)字文件，提高管理效率。在完善體系中，需明確信息化管理與數(shù)字政府、服務(wù)平臺建設(shè)的聯(lián)系，完善檢索、查閱、審批制度，促進(jìn)機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌配合。構(gòu)建責(zé)任、安全、評價(jià)、激勵、培訓(xùn)體系，明確責(zé)任主體、承擔(dān)方式和追究制度，確保數(shù)字化管理規(guī)范、高效。這有助于提升領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案的管理效率，滿足新形勢下的迫切需求。
在干部人事檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息科技，需更新管理設(shè)備，加強(qiáng)數(shù)字檔案館、數(shù)據(jù)分析平臺等設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建科學(xué)管理平臺。管理者應(yīng)確保資金保障，納入財(cái)政計(jì)劃，并鼓勵更多參與以提供更多資金支持。利用5G、大數(shù)據(jù)、超高清、VR、人工智能等技術(shù)，推進(jìn)檔案數(shù)字化和平臺體系化，實(shí)現(xiàn)跨層次、跨部門資源共享。通過網(wǎng)絡(luò)平臺，加強(qiáng)檔案監(jiān)督、管理和安全防控，提高管理安全性。此舉旨在推動干部人事檔案管理向系統(tǒng)化、信息化和智能化方向發(fā)展，提升管理效率。
通過檔案信息活化，可實(shí)現(xiàn)檔案深層利用，為領(lǐng)導(dǎo)和干部提供豐富、準(zhǔn)確、全面的資料。管理者應(yīng)推行干部人事檔案的數(shù)字化管理，最大化其價(jià)值。在實(shí)際工作中，整合檔案信息的采集、歸檔、查閱、傳遞和統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)資源互聯(lián)互通和共享。信息化管理平臺使檔案檢索、傳輸和使用更加便捷，支持在線打印相關(guān)文檔，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升服務(wù)效能。運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+管理”模式，管理者可隨時隨地獲取信息，促進(jìn)檔案的互聯(lián)互通和共享利用，提升檔案質(zhì)量，推動檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。
現(xiàn)代信息科技雖提升了干部人事檔案管理效率，但也帶來安全風(fēng)險(xiǎn)。管理者需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全和管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防范，從倉庫和信息系統(tǒng)兩方面強(qiáng)化管理，如日常、流動管理和應(yīng)急預(yù)案。通過數(shù)據(jù)監(jiān)測、預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)防控，實(shí)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)評估、隱患排查和應(yīng)急演練的常態(tài)化。同時，重視紙質(zhì)文件保護(hù)和數(shù)字資源備份，采用CD脫機(jī)備份和關(guān)鍵電子文件異地備份，提高安全性。加強(qiáng)權(quán)限控制、防火墻和加密技術(shù)，減少木馬病毒等威脅，防止信息泄露和損壞。這些措施有助于提升干部人事檔案管理的安全性和規(guī)范性。
推動干部人事檔案信息化轉(zhuǎn)變，需加強(qiáng)數(shù)字人才培養(yǎng)。通過引進(jìn)、培養(yǎng)和激勵，優(yōu)化人才配置，培養(yǎng)專業(yè)化和應(yīng)用型人才。建立“線上+線下”混合培訓(xùn)模式，融合理論與實(shí)踐，通過講座、交流和實(shí)踐，提升檔案管理人才的理論、專業(yè)和信息素養(yǎng)。將數(shù)字化管理納入考核制度，明確數(shù)字化改造項(xiàng)目與流程，運(yùn)用薪酬、獎金、福利、培訓(xùn)等激勵方式，激發(fā)人才發(fā)展?jié)撃?。這些措施將提供人才保證和智慧支撐，推動干部人事檔案信息化轉(zhuǎn)變，提升管理效率。
推動干部人事檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。有關(guān)部門和管理者需樹立信息化、數(shù)字化、智能化的管理思想，以問題為導(dǎo)向，構(gòu)建全面的治理體系。通過自動化采集整理工作，提高檔案的真實(shí)性、可用性、完整性和安全性，促進(jìn)在線管理，實(shí)現(xiàn)“收管存用”的標(biāo)準(zhǔn)化與高效化，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，滿足國家治理現(xiàn)代化的需要。
