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歸檔的文件材料需要遵循一系列嚴格的歸檔要求，以確保檔案的完整性、準確性和可追溯性。以下是一些主要的歸檔要求：
一、文件材料的完整性和真實性
齊全完整：歸檔的文件材料應收集齊全，核對準確、完整，確保沒有遺漏或缺失。
內容真實：文件材料的內容應真實可靠，反映實際工作情況，不得有虛假或偽造的信息。
二、文件材料的制作和書寫要求
質地優(yōu)良：歸檔的文件材料應使用質地優(yōu)良、耐久性強的紙張和書寫材料，以確保長期保存。
字跡清楚：手寫部分應使用毛筆、黑色簽字筆、炭素墨水或藍黑墨水鋼筆書寫，字跡應清晰可辨。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水鋼筆、紅墨水鋼筆書寫，因為這些書寫材料容易褪色或模糊。
圖樣清晰：圖樣、圖表等應清晰整潔，便于查閱和利用。
三、文件材料的外觀和整理要求
外觀整齊：歸檔案卷的外觀應整齊美觀，尺寸大的文件材料應通過裁剪、折疊等方式使其整齊劃一；尺寸小的文件材料應粘貼在正規(guī)文件用紙上，以保證與整卷大小一致。
去除金屬物：歸檔文件材料中不能有金屬物，整理時必須去除金屬物，以防腐蝕或損壞文件。
編寫頁號：歸檔文件材料要以卷為單位用鉛筆在有文字的頁面上逐頁編寫流水頁號，頁號編在正面的右上角，反面的左上角。沒有文字的頁面不必編寫頁號。
四、文件材料的原件和復印件要求
原件優(yōu)先：歸檔的文件材料原則上必須是原件，以確保其真實性和法律效力。一般禁止用復印件歸檔；但如有特殊情況，如原件無法獲取或已遺失，可使用復印件代替，但需注明原因并加蓋單位公章。
重要文件雙份歸檔：對于重要的文件材料，應歸檔兩份以確保其安全性和可追溯性。
五、電子文件歸檔要求
必須歸檔：有電子文件的必須歸檔，并與紙質文件同步管理。
格式規(guī)范：電子文件應使用規(guī)范的格式進行存儲和命名，以便于檢索和利用。
安全存儲：電子文件應存儲在安全可靠的存儲介質中，并定期進行備份和檢查以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。
六、歸檔手續(xù)和移交要求
編制移交清單：各科室將文件材料向檔案室移交時，應編制“歸檔移交清單”，一式二份，經(jīng)交接雙方核對簽字后各留一份以備考查。
履行移交手續(xù)：向檔案館移交檔案必須履行手續(xù)，由移交單位、部門填寫或打印案卷移交目錄一式兩份，檔案館根據(jù)移交目錄驗收無誤后，交接雙方在移交目錄上簽名蓋章并各存一份備查。
七、歸檔時間和頻率
定期歸檔：學校各黨政部門和按自然年度歸檔的部門應在次年6月底前歸檔；各教學單位和按學年歸檔的部門應在下一學年寒假前歸檔；科研、基建等部門應在項目完成后2個月內歸檔；財會檔案在財務處保存3年后于第4年的6月底前向檔案館移交。
隨時歸檔：提倡平時立卷隨時歸檔即一項工作、活動完成后立即將有關的文件材料整理歸檔以避免因時間長而造成文件材料丟失或毀損保證歸檔檔案質量。
綜上所述歸檔的文件材料需要遵循一系列嚴格的歸檔要求以確保檔案的完整性、準確性和可追溯性。這些要求涵蓋了文件材料的收集、制作、書寫、整理、原件復印件處理、電子文件歸檔、歸檔手續(xù)和移交以及歸檔時間和頻率等多個方面。
