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文件材料的收集是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到檔案的完整性和準確性。以下是一些關(guān)于文件材料收集的方法和注意事項：
一、收集方法
1、隨時收集法：
文件辦理完畢隨時收：在收文和發(fā)文程序中，當文書處理工作結(jié)束后，應及時收集文件材料，并蓋上歸檔章（應用計算機管理檔案的單位可免去此程序），以備整理。如收文傳閱后對應歸檔的文件材料應存檔；如發(fā)文當起草、領導簽字、打印、蓋章后，對應歸檔的文件材料，應立即收集該份文件材料的正文和底稿。
會議文件及時收：對于本機關(guān)召開會議的文件材料，會議結(jié)束后應立即收集；對于本機關(guān)人員參加上級或從外機關(guān)帶回的文件材料，與會人員應積極主動將會議材料向文秘檔案人員移交。
人員變動提前收：當機關(guān)工作人員調(diào)動、辭職、退休或工作變動等情況發(fā)生時，文檔人員應提前與人事部門取得聯(lián)系，了解人員變動情況，并提前向變動人員收集文件材料。
2、定期收集法：
可以設定固定的時間周期（如一周、一個月）進行一次清理收集，確保文件材料不遺漏、不散失。
3、責任到人法：
將文件材料的收集工作落實到具體人員頭上，并與其工作職責和年度目標考核掛鉤，確保收集工作得到有效執(zhí)行。
4、制度約束法：
制定完善的文件材料收集歸檔制度，明確收集范圍、時間、原則、要求及獎懲辦法等，使收集工作有章可循、有據(jù)可依。
5、催促收集法：
對于“帳外文件”（如外出簽定的合同、協(xié)議書、會議文件材料等）和難以掌握的文件材料，文檔人員應積極主動催促相關(guān)人員移交。
二、收集要求
1、齊全完整：
收集歸檔的文件材料應能夠全面地、系統(tǒng)地反映本單位的工作面貌，確保各類文件材料的組成要件收集齊全完整。
2、真實可靠：
收集歸檔的文件應是本單位工作中的原始記錄材料，能夠真實地記錄本單位的工作歷史，有效維護各方面的合法權(quán)益。
3、及時有效：
能夠按照統(tǒng)一的時間規(guī)定，將納入歸檔范圍的文件材料完整收集、規(guī)范整理和及時歸檔，避免形成零散文件或影響歸檔文件整理質(zhì)量和利用。
三、注意事項
1、遵循全宗原則：
一個機關(guān)形成的檔案具有內(nèi)在聯(lián)系，是一個有機整體，應作為一個全宗完整保存起來。在收集文件材料時，要保持歸檔文件內(nèi)容的完整性和連續(xù)性。
2、嚴格執(zhí)行歸檔范圍規(guī)定：
依照本單位文件材料歸檔范圍開展歸檔文件收集工作，具體落實相關(guān)部門、崗位的歸檔責任。
3、遵循文件生命周期規(guī)律：
遵從文書處理特別是文件歸檔制度要求，確定適當?shù)臍w檔策略。既要及時收集避免散失，又要防止把尚未辦理完畢的文件材料過早地集中起來。
4、嚴格遵循相關(guān)標準和規(guī)范：
在收集、整理、歸檔過程中，應嚴格遵循相關(guān)標準和規(guī)范，確保歸檔文件材料的標準化和規(guī)范化。
通過以上方法和注意事項的實施，可以確保文件材料收集工作的順利進行，為后續(xù)的檔案管理和利用工作奠定堅實基礎。
