服務(wù)熱線
檔案數(shù)字化加工的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作是確保項(xiàng)目順利完成并達(dá)到預(yù)期質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，驗(yàn)收準(zhǔn)備工作主要包括以下幾個(gè)方面：
· 組建驗(yàn)收?qǐng)F(tuán)隊(duì)：檔案部門應(yīng)成立專門的驗(yàn)收組，負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收組成員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，以確保驗(yàn)收工作的專業(yè)性和準(zhǔn)確性。
· 明確驗(yàn)收要求：制定詳細(xì)的檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，包括檢查的內(nèi)容、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。這些標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于招標(biāo)文件和合同要求，確保驗(yàn)收工作的規(guī)范性和一致性。
· 驗(yàn)收?qǐng)鏊?/strong>：為檔案數(shù)字化驗(yàn)收準(zhǔn)備合適的場(chǎng)所，確保環(huán)境整潔、安全，并配備必要的設(shè)備。
· 設(shè)備準(zhǔn)備：準(zhǔn)備驗(yàn)收所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，并確保其正常運(yùn)行。
· 項(xiàng)目資料：收集檔案數(shù)字化項(xiàng)目的相關(guān)資料，包括合同、項(xiàng)目計(jì)劃、工作日志、工作流程單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等。
· 數(shù)字化成果：整理數(shù)字化成果，包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)載體等，確保這些成果完整、準(zhǔn)確。
· 總量與分量：按照招標(biāo)文件和合同的要求，做好數(shù)字化成果的數(shù)量統(tǒng)計(jì)工作。既要有總量，也要有分量，即每個(gè)門類、全宗、分類、年度、期限的數(shù)量。
· 掃描與著錄：統(tǒng)計(jì)數(shù)字化掃描的數(shù)量和整理、著錄的數(shù)量。如果是插卷進(jìn)行數(shù)字化的，還需要標(biāo)識(shí)插卷部分的卷件號(hào)范圍。
· 數(shù)據(jù)真實(shí)性：確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性，如隱藏文件、無(wú)效文件、重復(fù)文件不能計(jì)算在掃描數(shù)量中，重復(fù)目錄、空白目錄不能記錄在著錄數(shù)量中等。
· 整理加工：各類型檔案按照相應(yīng)的整理規(guī)則進(jìn)行整理加工。
· 裝訂裝盒：數(shù)字化完畢應(yīng)立即裝訂、裝盒，注意按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，如直角裝訂、三孔一線、盒內(nèi)檔案排列順序、背脊填寫等。
· 分類標(biāo)識(shí)：將裝盒后的檔案有序放入臨時(shí)架進(jìn)行擺放待驗(yàn)收，注意做好分類標(biāo)識(shí)。
· 目錄打印：按照相關(guān)規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)打印歸檔文件目錄或其他門類檔案的對(duì)應(yīng)目錄。注意著錄的目錄數(shù)據(jù)要符合著錄規(guī)則要求，無(wú)明顯錯(cuò)誤；打印時(shí)需注意字體、字號(hào)、每頁(yè)目錄數(shù)量、行距、頁(yè)邊距、正反面設(shè)置等要求；使用規(guī)范目錄夾進(jìn)行裝訂，裝訂整齊美觀；裝訂時(shí)注意檔案門類、全宗、分類、年度、期限的區(qū)分。
· 同步更新：平時(shí)質(zhì)檢、抽查、驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤的，要及時(shí)更正電子數(shù)據(jù)，同步調(diào)整紙質(zhì)目錄，如錯(cuò)誤量大將全部重新打印。
· 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換：將檔案目錄數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成XML、EXCEL等格式。
· 掃描件備份：檔案原文要能夠有一份三套掃描件，即原始掃描件、圖像處理掃描件、PDF合并利用掃描件，三套掃描件要能夠數(shù)量一一對(duì)應(yīng)。
· 載體選擇：備份的載體應(yīng)使用脫機(jī)的大容量硬盤，推薦使用大廠、名牌產(chǎn)品以確保數(shù)據(jù)安全。
· 內(nèi)容要求：項(xiàng)目參與企業(yè)應(yīng)認(rèn)真總結(jié)項(xiàng)目開展情況、完成情況等，并撰寫詳細(xì)的申請(qǐng)報(bào)告。申請(qǐng)報(bào)告主要包括公司介紹、項(xiàng)目介紹、項(xiàng)目開展情況、項(xiàng)目完成情況、項(xiàng)目驗(yàn)收的計(jì)劃安排等內(nèi)容。
· 及時(shí)提交：申請(qǐng)報(bào)告應(yīng)及時(shí)提交給業(yè)主單位，以便業(yè)主單位安排驗(yàn)收工作。
· 項(xiàng)目文檔整理：收集并整理檔案數(shù)字化過(guò)程中形成的各種文檔資料，如工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報(bào)告、保密承諾書、檔案交接單等。
· 引入專業(yè)工具：可以引入專業(yè)的項(xiàng)目交付驗(yàn)收工具，如“暢影云檢”，以提高驗(yàn)收效率和準(zhǔn)確性。
綜上所述，檔案數(shù)字化項(xiàng)目的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作涉及多個(gè)方面，需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)精心組織和準(zhǔn)備，以確保驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行和項(xiàng)目的成功交付。
