服務(wù)熱線
一、電子文件歸檔原則
電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)遵循納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃、技術(shù)與管理并重、便于利用和安全可靠的原則。
應(yīng)對電子文件、電子檔案實施全程和集中管理，確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性與可用性。
二、電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔范圍
（一）電子文件歸檔范圍
1.反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔。
2.文書類電子文件歸檔范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行。
3.照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821—2002執(zhí)行。
4.科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等標準執(zhí)行。
5.各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.郵件類電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32—2005等標準執(zhí)行。
7.網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件歸檔范圍可參照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。
（二）電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍
1.應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。
2.文書類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)至少包括：
（1）題名、文件編號、責任者、日期、機構(gòu)或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實體元數(shù)據(jù)；
（2）記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理活動的業(yè)務(wù)行為、行為時間和機構(gòu)人員名稱等元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的擬制、辦理活動包括：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。
3.科技、專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)可參照要求執(zhí)行。
4.聲像類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點、業(yè)務(wù)活動描述、密級、計算機文件名等。
三、電子文件歸檔時間
電子文件形成或辦理部門應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔，歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的第2年6月。
四、電子文件歸檔方式
應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，在線歸檔是指通過計算機網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及其元數(shù)據(jù)向電子文件管理系統(tǒng)（檔案部門）移交。邏輯歸檔必然是在線的。離線歸檔是指將電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲到可脫機存儲的載體上，向電子文件管理系統(tǒng)（檔案部門）移交。當電子文件的形成系統(tǒng)沒有在線歸檔功能，或者當電子文件形成機構(gòu)與電子文件歸檔管理機構(gòu)不同時，較多地采用離線歸檔的方式。
五、電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔格式
（一）電子文件的歸檔格式
電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持向長期保存格式轉(zhuǎn)換。電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照《版式電子文件長期保存格式需求》執(zhí)行，可采用OFD、PDF／A格式。各個類型的電子文件歸檔格式按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
（二）元數(shù)據(jù)的歸檔格式
元數(shù)據(jù)的歸檔格式應(yīng)根據(jù)歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定：
（１）經(jīng)辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)以web service歸檔接口或歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)作為歸檔接口時，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔；以中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口為歸檔接口時，可與電子文件一并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫推送至中間數(shù)據(jù)庫，也可再由中間數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件。
（２）聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件，可以ET、XLS、DBF等格式歸檔。
