服務(wù)熱線
隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案領(lǐng)域關(guān)鍵政策不斷推進(jìn)。國家稅務(wù)總局的增值稅發(fā)票電子化改革、財(cái)政部的電子票據(jù)試點(diǎn)、海關(guān)總署的電子海關(guān)專用繳款書試點(diǎn)等工作都在積極推進(jìn)。電子會(huì)計(jì)檔案的全流程電子化和信息化是未來的大勢所趨，中國會(huì)計(jì)檔案管理逐漸向數(shù)字化發(fā)展。
電子會(huì)計(jì)檔案政策匯總
2016年1月1日，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》開始實(shí)施，該辦法由財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布，其中第八條規(guī)定了滿足特定條件的單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。
2020年3月23日，《關(guān)于電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的相關(guān)問題通知》發(fā)布，其中明確規(guī)定了電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力。
2022年7月1日，《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》開始實(shí)施，其中規(guī)定了電子會(huì)計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等內(nèi)容。
2023年5月15日，《關(guān)于聯(lián)合開展電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)深化試點(diǎn)工作的通知》研究制定了《電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》發(fā)布，增加了試點(diǎn)電子憑證種類，擴(kuò)大了開具端和接收端試點(diǎn)單位范圍，進(jìn)一步明確了數(shù)電票報(bào)銷歸檔的保存方式。進(jìn)一步打通電子憑證報(bào)銷、入賬、歸檔端“最后一公里”。
什么是電子會(huì)計(jì)檔案
在《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》中指出，電子會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)核算工作中由電子計(jì)算機(jī)直接形成或接收、傳輸、存儲(chǔ)并歸檔，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，具有憑證、查考和保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)資料。
以下資料均屬于電子會(huì)計(jì)檔案：
（1）電子憑證，包括原始憑證、記賬憑證；
（2）電子賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；
（3）電子報(bào)表，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；
（4）其他電子會(huì)計(jì)核算資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
電子會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)勢
電子會(huì)計(jì)檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，具有顯著的優(yōu)勢。以下是對這些優(yōu)勢的詳細(xì)闡述，按照分點(diǎn)表示和歸納的方式呈現(xiàn)：
高效空間利用：
電子會(huì)計(jì)檔案以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，相較于紙質(zhì)檔案，大幅減少了物理空間占用。
海量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)得以壓縮存儲(chǔ)在硬盤、服務(wù)器或云端，不僅節(jié)約了檔案室空間，也降低了存儲(chǔ)成本。
快速檢索與高效利用：
電子會(huì)計(jì)檔案支持關(guān)鍵字搜索、高級篩選、索引定位等智能化檢索方式。
財(cái)務(wù)人員能夠瞬間定位所需信息，極大提升了數(shù)據(jù)查詢和利用效率。
這種即時(shí)獲取能力對于實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)分析、決策支持至關(guān)重要。
提高數(shù)據(jù)安全性：
電子會(huì)計(jì)檔案軟件采用數(shù)字化的方式記錄和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，具有更高的數(shù)據(jù)安全性。
數(shù)據(jù)可以進(jìn)行備份和恢復(fù)，避免數(shù)據(jù)丟失和損壞。
提高數(shù)據(jù)可靠性：
在數(shù)據(jù)記錄和存儲(chǔ)過程中，采用先進(jìn)的技術(shù)和管理方法，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。
例如，使用數(shù)字簽名技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行簽名，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。
提高數(shù)據(jù)高效性：
采用智能化和自動(dòng)化的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄和處理，提高了數(shù)據(jù)處理效率。
軟件可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則和條件自動(dòng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和歸檔，減少了人工干預(yù)的環(huán)節(jié)。
提高數(shù)據(jù)可擴(kuò)展性：
電子會(huì)計(jì)檔案軟件可以根據(jù)用戶的需求和實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)據(jù)定制和擴(kuò)展，滿足不同用戶的需求。
可以提供不同的數(shù)據(jù)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)功能，幫助用戶更好地了解和管理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。
提高數(shù)據(jù)可視化：
用戶可以通過軟件的界面直接查看和分析數(shù)據(jù)，更加直觀地了解財(cái)務(wù)狀況。
軟件提供圖表和報(bào)表功能，幫助用戶更好地了解財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的變化趨勢和差異。
提高數(shù)據(jù)共享性：
支持?jǐn)?shù)據(jù)共享功能，用戶可以將數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)或其他途徑進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享和交流。
有助于提高財(cái)務(wù)信息的透明度和及時(shí)性，加強(qiáng)財(cái)務(wù)交流和協(xié)作。
提高數(shù)據(jù)可導(dǎo)入性和可導(dǎo)出性：
可以將不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入和導(dǎo)出，方便用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和分析。
這使得用戶可以更加靈活地處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并且可以更方便地將數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入和導(dǎo)出，以滿足不同用戶的需求。
方便審計(jì)和監(jiān)管：
實(shí)現(xiàn)對會(huì)計(jì)檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控和審計(jì)，方便內(nèi)部審計(jì)和外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的查閱和檢查。
可以提高審計(jì)效率，減少審計(jì)成本。
綜上所述，電子會(huì)計(jì)檔案在空間利用、檢索效率、數(shù)據(jù)安全、可靠性、高效性、可擴(kuò)展性、可視化、共享性、可導(dǎo)入性和可導(dǎo)出性等方面都表現(xiàn)出顯著的優(yōu)勢，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來了極大的便利和效益。
企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案
企業(yè)需要建立完善的檔案管理流程和制度，包括電子會(huì)計(jì)檔案的采集、制作、存儲(chǔ)和查詢等環(huán)節(jié)。并有先進(jìn)的技術(shù)手段，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等，以提高電子會(huì)計(jì)檔案的采集、存儲(chǔ)、處理和查詢的效率和質(zhì)量。具體來說，電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)現(xiàn)步驟包括：
1. 建立電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)：企業(yè)需要建立完善的電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要能夠與企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件、報(bào)銷系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)獲取和歸檔。
2. 數(shù)據(jù)采集：通過接口或其他方式，將需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)采集到電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)中。
3. 數(shù)據(jù)整理：按照歸檔的規(guī)則對需要?dú)w檔的文件進(jìn)行整理上架，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。
4. 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將檔案資料存儲(chǔ)于系統(tǒng)中，并采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)，如云存儲(chǔ)、分布式存儲(chǔ)等，以提高數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。
5. 數(shù)據(jù)利用：通過查詢和檢索功能，方便內(nèi)部及外部的利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。
此外，為了保障電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性，企業(yè)還需要采取一些措施，如引入數(shù)字簽名技術(shù)、加密技術(shù)等，確保電子會(huì)計(jì)檔案在傳輸和存儲(chǔ)過程中不被篡改或偽造。同時(shí)，對于一些重要的電子會(huì)計(jì)檔案，企業(yè)還可以采取紙質(zhì)備份或電子備份的方式進(jìn)行保管，以確保檔案的安全性和可靠性。
隨著《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》的不斷推進(jìn)，未來幾年，電子會(huì)計(jì)檔案的管理勢在必行。因此，企業(yè)需要構(gòu)建全生命周期的會(huì)計(jì)電子檔案管理藍(lán)圖，并充分利用會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)分類歸檔。
