服務(wù)熱線
在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，素質(zhì)教育催生了知識(shí)經(jīng)濟(jì)，加上現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，高校的圖書館向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。由于在圖書館中引入信息技術(shù)，促進(jìn)圖書館技術(shù)檔案工作的高效管理。
一、技術(shù)檔案的概述
技術(shù)檔案也是一種重要的文件資料，主要用于科研領(lǐng)域的生產(chǎn)活動(dòng)，包括一些技術(shù)文件，圖表和圖紙以及照片等。對(duì)于圖書館的技術(shù)檔案主要就是指圖書館的規(guī)劃任務(wù)書、圖書館的建設(shè)大綱以及相關(guān)活動(dòng)的調(diào)查材料等。這些材料的留檔保存可以為圖書館的科研工作提供重要資料文獻(xiàn)和經(jīng)驗(yàn)。而且，技術(shù)檔案具有一定的特殊性，一般為內(nèi)部使用的文件，不會(huì)進(jìn)行隨意的公開，屬于有保密級(jí)別的文件。技術(shù)檔案和技術(shù)文件材料不同，需要認(rèn)清兩者之間的區(qū)別。一般而言，技術(shù)文件材料主要是在日常的工作中使用過(guò)，但是沒有進(jìn)行歸檔整理的圖紙、文字以及照片等，技術(shù)文件材料是技術(shù)檔案的一部分。技術(shù)檔案是活動(dòng)中具有保存價(jià)值，并且進(jìn)行歸檔保管的技術(shù)文件材料。對(duì)于高校的技術(shù)檔案而言，要做好相應(yīng)的技術(shù)文件材料的收集和保管，從而做好技術(shù)檔案的保密工作。
二、學(xué)校圖書館建立技術(shù)檔案的必要性
在高校的發(fā)展中，圖書館占據(jù)著重要的教學(xué)輔助作用，在現(xiàn)代化教學(xué)中發(fā)揮重要的推動(dòng)作用。圖書館技術(shù)檔案管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息組織和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)管理和大眾化服務(wù)，促進(jìn)資源共享和信息檢索的快捷。
2.1現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館中的應(yīng)用
現(xiàn)代社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了信息時(shí)代的發(fā)展。傳統(tǒng)的圖書館發(fā)揮著文獻(xiàn)采購(gòu)、傳遞以及流通的作用，對(duì)讀者的閱讀指導(dǎo)、信息咨詢、文獻(xiàn)檢索以及使用的模式已經(jīng)退化，不能跟上現(xiàn)代數(shù)字化時(shí)代的圖書館應(yīng)用需求。面對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)圖書館的沖擊，圖書館開發(fā)了一系列的新型業(yè)務(wù)，例如網(wǎng)上文件資源的遠(yuǎn)程借閱、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和信息共享等，使圖書館的工作向數(shù)字化管理的方向發(fā)展。由于目前的信息化技術(shù)在圖書館的應(yīng)用較為廣泛，圖書館適時(shí)地加大機(jī)構(gòu)設(shè)置的改革，新增了一些網(wǎng)絡(luò)資源中心和信息技術(shù)部；加強(qiáng)圖書館人員的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)計(jì)算機(jī)和自動(dòng)化方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，使圖書館管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的習(xí)慣，使圖書館技術(shù)檔案管理人員更加專業(yè)，提高管理人員的自身素質(zhì)。同時(shí)，在圖書館設(shè)備的應(yīng)用，增添一些數(shù)字設(shè)備，例如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)區(qū)和掃描儀等，增加圖書館的現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)力。
2.2建立技術(shù)檔案是圖書館科學(xué)管理的需要
技術(shù)檔案可以有效的反映一個(gè)單位或者部門對(duì)于基本建設(shè)以及生產(chǎn)技術(shù)方面的實(shí)際情況，還能放映出自然科學(xué)研究方面的活動(dòng)。其本身具有很強(qiáng)的保護(hù)價(jià)值，是真實(shí)的記錄集中保管技術(shù)方面的材料。跟隨信息化發(fā)展的腳步，計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)和通訊、數(shù)字等諸多方面技術(shù)的不斷在圖書館之中得到有效運(yùn)用，現(xiàn)今的圖書館的管理模式逐漸從傳統(tǒng)的方式想近代方式進(jìn)行過(guò)渡，實(shí)際運(yùn)用的圖書館的手段和方式也發(fā)生了很大的變化，新的技術(shù)手段在圖書館之中得到可全面的采用，這樣的現(xiàn)狀就需要一些既懂得現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，又對(duì)圖書館方面的專業(yè)知識(shí)有獨(dú)到研究的復(fù)合型的人才。但是，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行條件之下，圖書館在技術(shù)方面不夠穩(wěn)定，這就直接影響到了整個(gè)圖書館正常工作的開展。實(shí)踐運(yùn)行之中，雖然采取了一些措施來(lái)引進(jìn)人才，比如有些學(xué)校采取階梯型的引進(jìn)人才以及拉開距離，保證實(shí)際引入的人員和單位簽訂的合同期間之內(nèi)保持一定的穩(wěn)定性，即使是采取了這樣的措施，還是不能有效的減緩出現(xiàn)人員的流動(dòng)現(xiàn)狀，這就給工作方面帶來(lái)一些不必要的損失。所以，加強(qiáng)圖書館檔案管理數(shù)字化，利用數(shù)字化技術(shù)和手段，對(duì)檔案進(jìn)行綜合處理，對(duì)圖書館的技術(shù)檔案信息資源進(jìn)行收集和管理。數(shù)字化技術(shù)都是依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行自動(dòng)化管理，促進(jìn)檔案的長(zhǎng)期保存和充分利用。
2.3圖書館技術(shù)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的優(yōu)越性
在高效，圖書館技術(shù)檔案的管理內(nèi)容繁雜，管理的難度較大。加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，可以提高信息的利用效率，將信息儲(chǔ)存技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，將檔案的書面信息加工成計(jì)算機(jī)的數(shù)字化信息資源，就可以形成一定的電子文獻(xiàn)，這種檔案信息管理的方式對(duì)傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重的沖擊，實(shí)現(xiàn)了信息的強(qiáng)大變革。對(duì)于學(xué)校的圖書館的管理工作而言，改變了過(guò)去一直運(yùn)用的單一的管理功能，實(shí)行了給“知識(shí)的傳播和擴(kuò)散”的職能以及咨詢功能等，這就對(duì)于館員實(shí)際的素質(zhì)能力方面提出了更高的要求，當(dāng)然，也帶來(lái)了一些實(shí)際管理方面的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，需要采取有效的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行解決。所以，要加強(qiáng)對(duì)圖書館技術(shù)檔案的數(shù)字化管理。對(duì)于圖書館的技術(shù)檔案而言，檔案的自動(dòng)化管理可以充分提高管理的工作效率。由于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，將有效解決傳統(tǒng)檔案管理的繁重壓力。例如，計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)以及多媒體技術(shù)多項(xiàng)高科技，可以有效地實(shí)現(xiàn)圖書館技術(shù)檔案的立卷、歸檔、檢索以及利用等功能。由于在實(shí)際的高效技術(shù)檔案管理中，許多現(xiàn)代的管理規(guī)章制度和一些實(shí)際的操作規(guī)程之間出現(xiàn)了一些矛盾，對(duì)于一些崗位的人員在職責(zé)的劃分方面的不夠明晰，這就造成在相關(guān)的操作方面出現(xiàn)了一些失誤和漏洞。對(duì)于這些方面的資料的保存出現(xiàn)一些不完整的情況，這就給出現(xiàn)問(wèn)題相關(guān)的維修和維護(hù)帶來(lái)了極大的困擾。
技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，還可以提高信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，促進(jìn)社會(huì)化服務(wù)質(zhì)量的提高，從而促進(jìn)檔案信息的更大范圍擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的信息服務(wù)，促進(jìn)信息傳遞的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。
三、技術(shù)檔案管理需要建立一定的規(guī)章制度
3.1技術(shù)檔案建立方面的系統(tǒng)化建設(shè)
技術(shù)檔案對(duì)圖書館之中的技技術(shù)設(shè)備實(shí)際的設(shè)置情況以進(jìn)行了詳實(shí)的記錄，可以讓相關(guān)的管理者對(duì)于本館之內(nèi)的現(xiàn)代化的設(shè)備有清楚的了解，這樣在實(shí)際的管理之中才能做到得心應(yīng)手。建立技術(shù)檔案要結(jié)合檔案的實(shí)際情況，進(jìn)行明確的分工，建立其一套完整切實(shí)可行的規(guī)章制度，保證技術(shù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。
3.2建立設(shè)備采購(gòu)的賬目清單
相關(guān)的采購(gòu)人員在進(jìn)行各種設(shè)備采購(gòu)時(shí)，對(duì)于實(shí)際的驗(yàn)收、記錄，需要建立起原始的記錄檔案，這樣方便財(cái)務(wù)部門對(duì)設(shè)備相關(guān)的情況了解的一清二楚，依據(jù)實(shí)際的需要進(jìn)行及時(shí)的設(shè)備采購(gòu)和更新。
3.3建立設(shè)備管理檔案和技術(shù)操作檔案
在設(shè)備采購(gòu)之后，對(duì)于每一臺(tái)設(shè)備需要詳細(xì)的進(jìn)行管理，使用賬目，并表明設(shè)備所在的部門，具體的負(fù)責(zé)使用或者是相關(guān)的管理人員工作的狀態(tài)等。對(duì)于采購(gòu)的設(shè)備的采用的買機(jī)配件實(shí)際的使用情況、出處做好切實(shí)的記錄。相關(guān)的技術(shù)部門要依照每一臺(tái)機(jī)器的編號(hào)建立檔案，掌握好各臺(tái)計(jì)算機(jī)的運(yùn)行和維修方面的記錄。現(xiàn)今的很多圖書館實(shí)際采用的自動(dòng)化的管理系統(tǒng)都不一樣，對(duì)于系統(tǒng)的維護(hù)就需要專業(yè)的人員進(jìn)行，建立本館的自動(dòng)化的系統(tǒng)的專門操作記錄和數(shù)據(jù)處理的相關(guān)檔案，便于系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和操作人員進(jìn)交接工作。
3.4落實(shí)對(duì)技術(shù)檔案的運(yùn)用
對(duì)于圖書館而言，應(yīng)該建立起規(guī)范的專業(yè)技術(shù)檔案，這是一項(xiàng)提高管理水平的重要措施。在技術(shù)檔案建立之后，不僅可以幫助管理者迅速的進(jìn)行各種維修工作，還可以讓后續(xù)的專業(yè)技術(shù)人眼很快的熟知整個(gè)圖書館的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)的設(shè)備配置以及實(shí)際的運(yùn)行情況，盡快的投入到工作之中。
四、結(jié)束語(yǔ)
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建和形成，社會(huì)發(fā)展的信息化大潮是不可阻擋的趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)化和信息化是現(xiàn)今的圖書館實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理管理的重要發(fā)展方向。信息技術(shù)在圖書館的實(shí)際工作之中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，建立起技術(shù)檔案，加強(qiáng)對(duì)圖書館的技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，需要逐步解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、有序、循序漸進(jìn)的發(fā)展。
轉(zhuǎn)載于：檔科檔案利用、論文網(wǎng)：檔案管理學(xué)論文《論學(xué)校圖書館建立技術(shù)檔案的必要性》
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