服務(wù)熱線
現(xiàn)階段，檔案部門開展檔案數(shù)字化工作主要采取服務(wù)外包方式，但在實(shí)施過程中，多數(shù)紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行重拆裝再整理，檔案實(shí)體存在損毀、丟失等隱患；大量數(shù)字化副本集中加工處理，檔案信息存在擴(kuò)散、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。因此，要高度重視檔案數(shù)字化服務(wù)外包中的安全問題，嚴(yán)格按照國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等要求及檔案服務(wù)外包工作規(guī)范等，依據(jù)“合法、安全、可控”原則，在全過程嚴(yán)格監(jiān)管的基礎(chǔ)上，注重做好“五到位”，確保檔案實(shí)體與信息安全。
一、工作謀劃到位
明確目標(biāo)：清晰定義數(shù)字化項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、時(shí)間表和預(yù)算。
風(fēng)險(xiǎn)評估：對項(xiàng)目可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評估，并制定相應(yīng)的預(yù)防措施。
資源配置：確保項(xiàng)目所需的人力、物力、財(cái)力等資源得到合理配置。
二、招標(biāo)考察到位
資質(zhì)審核：嚴(yán)格審查服務(wù)供應(yīng)商的資質(zhì)和過往業(yè)績，確保其具備相應(yīng)的專業(yè)能力。
合同條款：明確合同中的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵要素。
實(shí)地考察：對服務(wù)供應(yīng)商的辦公場所、加工環(huán)境、設(shè)備配置等進(jìn)行實(shí)地考察，確保其符合項(xiàng)目要求。
三、溝通培訓(xùn)到位
內(nèi)部溝通：確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員之間信息暢通，理解項(xiàng)目目標(biāo)和各自職責(zé)。
外部溝通：與行政主管部門、移交接收單位等外部相關(guān)方保持良好溝通，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。
培訓(xùn)教育：對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和教育，提高安全意識(shí)和操作技能。
四、監(jiān)督指導(dǎo)到位
過程監(jiān)控：對項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保各項(xiàng)工作按照既定計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
質(zhì)量檢查：定期對數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保成果質(zhì)量符合要求。
安全保密：加強(qiáng)安全保密措施，確保檔案實(shí)體與信息安全。
五、驗(yàn)收整改到位
成果驗(yàn)收：對數(shù)字化成果進(jìn)行全面驗(yàn)收，確保成果質(zhì)量、完整性和安全性。
問題整改：對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)整改，確保問題得到妥善解決。
資料歸檔：將項(xiàng)目過程中形成的各類原始記錄材料按要求歸檔保存，以備后續(xù)參考和審計(jì)。
此外，為確保檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的高質(zhì)量開展，還需要注意以下幾點(diǎn)：
持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化項(xiàng)目計(jì)劃和管理措施，確保項(xiàng)目始終保持在最佳狀態(tài)。
團(tuán)隊(duì)建設(shè)：加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力，確保項(xiàng)目能夠高效、高質(zhì)量地完成。
技術(shù)更新：關(guān)注檔案數(shù)字化技術(shù)的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)引進(jìn)和應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備，提高數(shù)字化工作的效率和質(zhì)量。
