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1、檔案掃描方式
掃描方式要根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0)選擇相應規(guī)格的掃描儀和專業(yè)掃描儀(如工程掃描可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可以采用大幅面數碼平臺，或者用縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。如果紙張較長但幅面不超過A3，可采用掃描儀長紙掃描功能，根據紙張狀況設定合適的掃描幅長即可。
紙張較差的情況，或者過于薄、過軟、超厚的檔案，可采用平板掃描方式。紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描的方式進行掃描，以提高工作效率。
紙張比較薄的檔案(如信紙、便箋紙)容易破損且透光，應采用中、低檔進行掃描。
紙張如有破損，可將破損紙張夾人透明塑料薄膜內，調整掃描儀進紙為厚紙模式并采用中、低檔進行掃描，如破損嚴重且不平整，采用平板掃描儀來完成。
2、檔案數字化掃描工序
掃描工序是整理工序之后的第二道工序，主要功能就是將整理和分檢好的紙質檔案通過專用掃描儀生成高質量的圖像文件，并進行圖像壓縮存儲處理，為下一道工序提供基礎的圖像數據。
掃描工序的功能職責主要包括資料掃描、特殊資料重復掃描、頁數核對等。下面將逐一進行介紹。
(1)紙質檔案順序掃描
工作人員將整理好的紙質檔案按順序放入掃描儀的入口，進行掃描處理，生成連續(xù)的圖像文件。程序對掃描生成的圖像數據會自動進行壓縮存儲。
(2)在掃描過程中工作人員應注意以下幾點：
①掃描順序
掃描時，工作人員必須按照整理好的順序進行掃描，不能顛倒檔案的掃描順序。
②控制順序掃描的紙張數量
在掃描時，一次性放入送紙口的文件數量不宜大多，最好不要超過10張，以避免由于在掃描過程中發(fā)生錯誤后，而導致大量文件重新描的現象發(fā)生，并且可以避免由于掃描儀一次進多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。
③保證掃描圖像質量
掃描工序必須嚴格把好圖像質量的第一關。要保證掃描生成的圖像質量清晰、無傾斜，特別是不能出現諸如漏掃、圖像資料嚴重模糊不清等嚴重錯誤。
④核對掃描頁數
一卷檔案掃描完成后，必須對紙張檔案頁數和掃描生成的圖像頁數進行核對，如系統(tǒng)掃描后計算的頁數與人工計算的頁數不一 致，則需視情況予以補掃描或重新掃描處理。
⑤檔案排序
排序工序位于掃描之后，是掃描加工流程中四級質量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序，主要功能是對掃描工序生成的圖像數據進行質量檢查、核對紙質檔案并錄入其索引數據項。
在排序工序中，掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數據項，即每一卷檔案有一 條索引信息。排序工序的功能職責主要包括檢查圖像質量、建立索引信息兩部分。
來源：CN檔案管理培訓（轉載僅供分享，侵刪）
