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檔案數(shù)字化副本
《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果中的數(shù)字圖像就是檔案數(shù)字化副本。
一般，檔案數(shù)字化副本是指將紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成以數(shù)字形態(tài)存在的能被計算機識別的數(shù)據(jù)。
1.檔案數(shù)字化副本的文件格式
紙質(zhì)檔案：TIFF、JPEG、PDF、PDF/A、OFD;
照片檔案：TIFF、JPEG、PDF、OFD;
錄音檔案：WAV、MP3；
錄像檔案：MPG、MP4、FLV、AVI；
二維圖像 : TIFF、JPEG、PDF、OFD；
幾何數(shù)據(jù):3DS、3DMAX、3DM、FLT、0BJ、WRL、DAE；
紋理數(shù)據(jù)：JPG、TIFF、PNG、DDS、TGA；
環(huán)物攝影：AVI、MXF；
2.檔案數(shù)字化副本獲取的方式
紙質(zhì)檔案、照片檔案一般通過平板（高速）掃描儀進行數(shù)字化掃描；
錄音檔案、錄像檔案一般通過模數(shù)轉(zhuǎn)換設備進行采集轉(zhuǎn)換；
實物檔案可以通過平板掃描儀或三維掃描儀進行數(shù)字化掃描、攝影；
電子檔案
電子文件是指國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結構、背景組成。
電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。
1.電子檔案的收集要求
應齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時保持一致，包括但不限于以下6個方面的要求：
①同一業(yè)務活動形成的電子文件應齊全、完整；
②電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應齊全、完整，電子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有關要求；
③在計算機輔助設計和制造過程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設計與工藝變更通知等電子文件及其組件應齊全、完整；
④聲像類電子文件應能客觀、完整地反映業(yè)務活動的主要內(nèi)容、人物和場景等；
⑤郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動畫、音視頻文件等應齊全、完整，網(wǎng)頁版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時，應同時收集網(wǎng)站設計文件、維護手冊等；
⑥以專有格式存儲的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時，應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等。
2.電子文件歸檔格式
（1）電子文件歸檔格式應具備格式開放、不綁定硬軟件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換。
（2）電子文件應以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應按照DA/T 47—2009執(zhí)行，可采用PDF、PDF/A格式。
（3）以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件應按以下要求歸檔：
①電子公文正本、定稿、公文處理單應以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔；
②電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件。
（4）在計算機輔助設計與制造過程中形成的科技類電子文件應按以下要求歸檔：
①二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔；
②三維矢量文件，需永久保存的應轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。
（5）以數(shù)據(jù)庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結構及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔：
①以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔。
②參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式，將應歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。
（6）照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。
（7）公務電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。
（8）專用軟件生成的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。
